إدارة الشئون الإدارية
إدارة الشئون الإدارية
وتتكون إدارة الشئون الإدارية من:-
- قسم الخدمات الإدارية.
- قسم الخدمات الداخلية.
- قسم شئون المقر.
- قسم رعاية العاملين.
- قسم مراقبة المخزون السلعي
قسم الخدمات الإدارية ويختص بالأتى:-
- الأشراف على أعمال السكرتارية والمحفوظات العامة.
- الأشراف على أعمال البريد الوارد والصادر الخاص بالقطاع.
- مراجعة الشهادات الإدارية وتقدير الرسوم المطلوبة وأعتمادها من السلطة المختصة.
- الأشراف على تشغيل وصيانة وأصلاح السيارات الخاصة بالقطاع وأعتماد طلبات الصرف الخاصة بالوقود والأدوات المستهلكة.
- العمل على توفير جميع الأثاثات والأدوات اللازمة لجميع مكاتب القطاع وأعمال الصيانة وتوزيع العهد الخاصة بها على المختصين ومسك السجلات المنظمة لذلك.
- تسديد فواتير حسابات إيجارات المباني والتليفونات والتلكس والمياه والنور للمباني التي يشغلها القطاع.
- أقتراح التوزيع الداخلي للأماكن بالأشتراك مع الإدارة العامة للتنظيم والإدارة بالقطاع.
- الأشراف على التصوير والطباعة.
- الأشراف على المخزن الخاص بالأدوات المكتبية وأدوات النظافة الخاصة بالقطاع.
- الأشراف على تشغيل جهاز الفاكسميل.
- متابعة حضور عمال وزارة الصحة بصفة دورية لتطهير المباني من الحشرات والأمراض المعدية.
قسم الخدمات الداخلية ويختص بالأتي:-
- الأشراف على الأعمال الخدمية المتعلقة بأعمال الصيانة والنظافة والترميمات لمبنى القطاع.
- توفير الأعداد المناسبة من السعاه وأعدادهم بأدوات النظافة اللازمة.
- تنظيم أعمال السعاه وتوزيعهم على مكاتب القطاع.
- وضع نظام خدمة التليفونات والتلكس بما يضمن حسن الإداء وتوزيع النوبتجيات وأعداد التعليمات الواجب أتباعها في حالة الطوارئ مع تزويدها بالأسماء والعناوين الذى يضطره الأمر الأتصال بها في حالة الطوارئ.
- وضع النوبتجيات الخاصة بأعمال السعاة بالقطاع.
- عمل الإجراءات الخاصة بتركيب ونقل ورفع التليفونات المكتبية.
- عمل الصيانة الدورية للآلات الكاتبة والآلات الحاسبة المستعملة بالقطاع.
- العمل على التصرف في أوراق الدشت وتدبير وسائل أعدامها.
- الأشراف على نظافة المبنى ومظهره بالمظهر اللائق بالقطاع.
قسم شئون المقر ويختص بالأتي:-
- الأشراف على المظهر العام الخارجي والداخلي لمبنى القطاع ليكون على الوجه اللائق.
- أقتراح الوسائل والتصميمات المناسبة لأعداد وتجميل المباني من الداخل ومداخلها والحدائق الملحقة بها والأشراف على تنفيذ العمليات المتعلقة بها من أعمال التشجير وغرس أحواض الزينة وتنسيقها بالأسلوب الفنى السليم.
- أقتراح تنظيم وتحديد مداخل المباني والممرات وأماكن دخول الأفراد والمركبات والأشراف على أعداد هذه المداخل بالشكل المناسب.
- تصميم وأختيار الالوان المناسبة لدهان المباني من الداخل والخارج بما يتمشى مع متطلبات وظروف العمل ومع الذوق السليم والأشراف على تنفيذ هذه التصميمات ومراعاة الألتزام بها.
- أستغلال الفراغات أمام وحول المبانى وأقتراح الوسائل المناسب لذلك.
- تصميم اللوحات الإرشادية بما يحقق الإحتياجات التي يتطلبها العمل.
- أقتراح التخطيط السليم لأنماط الأثاثات والمفروشات من مختلف المستويات وذلك لمراعاتها عند تزويد القطاع بها.
- تصميم نظام توزيع الأضاءة داخل مباني القطاع والأشراف على تنفيذه.
- أقتراح الأشكال الفنية المناسبة لواجهات المبانى في المناسبات القومية والأعياد الوطنية والأشراف على تنفيذها.
- الأشتراك في وضع التعديلات المناسبة لمباني القطاع وأسلوب وضع الفواصل بما يحقق الأستخدام الأمثل للمساحات المتاحة والشكل الجمالي المطلوب.
- الأشتراك في تحديد الأسس والإحتياجات الخاصة بالقطاع عند تصميم مبانيها الجديدة.
- أقتراح التوزيع الداخلي للأماكن بالأشتراك مع الإدارة العامة للتنظيم والإدارة بالقطاع.
- التحقق من نظافة المبنى وطرقاته ومرافقة وطوابقه وكذا المفروشات والأثاثات وغيرها من المعدات المستخدمة.
- التحقق من الأستخدام الأمثل للمياه والكهرباء ووضع خطط ترشيد الأستهلاك منها.
- الأشراف على صيانة المبنى وأعمال الخدمات الداخلية من حيث النظافة والمياه والكهرباء.
قسم رعاية العاملين ويختص بالأتي:-
- أنشاء دور الحضانة لأطفال العاملين بالوحدة وتجهيز هذه الدور وتزويدها بالمشرفين والعاملين اللازمين لإدارتها وتشغيلها.
- العمل على أنشاء الجمعيات التعاونية الأستهلاكية في مقار العمل وذلك بالتعاون مع الجهات المختصة بالدولة.
- العمل على توفير وسائل أنتقال العاملين من وإلى مقار العمل.
- العمل على توفير وتطوير نظم العلاج الطبى للعاملين وأسرهم وذلك وفقاً للتخطيط الذى يوضع بكل وحده.
- نشر النشاط الرياضى بين العاملين وتكوين الفرق الرياضية وتزويدها بالمدربين والمشرفين وتنظيم الأشتراك فى المسابقات الرياضية.
- تيسير أشتراك العاملين في النوادى الرياضية والثقافية والجمعيات المهنية بالأتفاق مع هذه الجهات.
- تنظيم الندوات الثقافية وأقامة المسابقات الثقافية بين العاملين بالجهة وزيادة التشجيع على الأنتاج الثقافي والأدبي بينهم.
- أقامة وتنظيم المصايف للعاملين في القطاع وتنظيم أشتراك العاملين فيها بأجور مخفضة.
- تنظيم الرحلات الجماعية الترفيهية للعاملين وأسرهم في العطلات والإجازات.
- تيسير زيارة المتاحف والأثار ومعالم البلاد المختلفة للعاملين بالقطاع وتعريفهم بأوجة التطور والتقدم في المجالات الإجتماعية والصناعية والزراعية وغيرها.
- العمل على أنشاء نادى خاص للعاملين بالقطاع وتجهيزه بوسائل الترفية والتسلية للعاملين وأسرهم في أوقات فراغهم.
- تيسير دخول العاملين لدور المسارح التابعة للقطاع العام عن طريق الحصول على تخفيضات جماعية بالقطاع لمتابعة حركة الأنتاج المسرحي والفنون الشعبية للبلاد.
- تنظيم المشاركة الرمزية للعاملين في المناسبات المختلفة سواء في الأفراح أو المرض أو في تقديم العزاء.
- تشجيع اشتراك العاملين في الجمعيات التعاونية للأسكان أو أنشاء جمعية تعاونية خاصة بهم ومعاونتها في مراحل التأسيس والأشهار وتيسير سبل أتصالاتها وحصولها على الخدمات في مختلف الجهات الحكومية المختصة.
- تشجيع العاملين على تكوين صناديق وجمعيات التكافل الأجتماعى في مختلف المجالات ودفع مبادرات العاملين في تأسيس هذه الصناديق والجمعيات ودعم نشاطها وتنظيم التعاون معها.
قسم مراقبة المخزون السلعي :-
-
دراسة تقدير الإحتياجات الفعلية وكذا أحتساب معدلات الأستهلاك لكل صنف بالكمية والقيمة بالأشتراك مع الجهات الفنية المختصة.
-
تصنيف المواد والمهمات وترقيم الأصناف طبقاً لدليل التصنيف العربي الموحد للسلع وتحديد مستويات التخزين والحدود الدنيا والقصوى لكل صنف.
-
أجراء التفتيش والجرد الدوري والسنوي والأحتفاظ بسجلات مراقبة المخزون قيمة وكمية وأعداد الأحصائيات والبيانات اللازمة لمتابعة ورقابة المخزون السلعي وإيضاح أسباب ركوده ومتابعة تنفيذ أوامر الشراء.
-
تولى المراقبة الموضوعية والأشراف على النواحى الفنية بالنسبة لشئون المخازن وحفظ الأصناف وتحديد المخزون السلعي الراكد وتصنيفه وتبويبه لبحث أمكانية أستخدامة قبل شراء أصناف جديده أو العمل على التخلص منه.